Assinatura Eletrônica de Documentos

De Grupo Voalle

Rotina

Suíte / Cadastros / Assinatura Eletrônica de Documentos

Objetivo da rotina

Possibilitar maior controle no acompanhamento e gestão das Assinaturas Eletrônicas, trazendo mais agilidade na finalização da venda e assinatura de documentos internos e externos, com maior segurança no armazenamento de dados, permitindo o envio de documentos aos clientes para que sejam assinados digitalmente e os contratos formalizados. Podem partir de novas vendas, alterações de serviço, inclusão de serviço ou de gerações manuais.

Principais conceitos

  • Assinatura Eletrônica: Solução que permite assinatura de documentos em formato eletrônico.
  • Venda: É a ação e o efeito de vender, ou seja, transferir a propriedade de algo para outra pessoa mediante o pagamento de um preço estipulado pelo vendedor.

Requisitos

1º) Possuir as novas estruturas de atendimento e vendas no ERPVoalle.

2º) Contratar um dos serviços de Assinatura Eletrônica disponíveis e integrados ao ERPVoalle (Asten, ClickSign, D4Sign e V.DS).

3º) Realizar a parametrização do serviço de assinatura contratado, na rotina: Configurações / Parâmetros, menu Assinatura Eletrônica.

Para o envio da Assinatura Eletrônica ao finalizar uma venda, verifique a a página Estrutura de Venda, no item 5.3 Venda finalizada, onde são listadas as parametrizações necessárias.

Visão geral

Com o seu sistema configurado, vamos ver o passo a passo do acompanhamento e gestão das Assinaturas Eletrônicas

Assinatura eletrônica.png


Resumo da Rotina Academico.png: Aqui você vê informações sobre as principais funções da rotina.

Ajuda da Rotina Ajuda.svg: Ao clicar no ícone, você é direcionado a pagina da Wiki com o conteúdo sobre a rotina.

Filtro Avançado Filter.png: Utilize filtros para buscar itens da rotina.

Pesquisar: Faça uma pesquisa livre por palavras e itens da rotina.

Ações da rotina

Fluxo-ADE.png


Detalhamento do Processo

  • Primeiramente solicite as novas estruturas de atendimento e vendas junto ao nosso time de Sucesso ao Cliente.
  • Entre em contato com um dos integradores (Asten, ClickSign, D4Sign e V.DS) e contrate o serviço de Assinatura Eletrônica de Documentos. Os clientes ERPVoalle tem condições especiais na aquisição deste serviço pela Asten e ClickSign. Após isso, faça a Configuração no sistema.
  • Após, faça a criação, gerenciamento e acompanhamento das Assinaturas Eletrônicas de Documentos na rotina Suíte / Cadastros / Assinatura Eletrônica de Documentos.
  • As Assinaturas Eletrônicas de Contratos ficam disponíveis no anexo do contrato. Já as Assinaturas Eletrônicas de Documentos ficam disponíveis nos anexos da pessoa em Pessoas - Completo.

Como cadastrar uma Assinatura Eletrônica de Documentos

1. Para cadastrar uma Assinatura Eletrônica de Documentos, clique no botão "Criar Novo Registro" Adicionar.svg.

2. Na janela, insira as informações necessárias nos campos, respeitando as obrigatoriedades de preenchimento.

Detalhes

  • Em Destinatário Principal, selecione o destinatário principal para receber os documentos, ou seja a pessoa que deverá realizar a assinatura do documento. O destinatário deve estar previamente cadastrado em Pessoas - Completo.
  • Em Descrição, insira uma descrição para a Assinatura Eletrônica.
  • Em Tags, insira uma tag para facilitar o rastreamento e busca dos seus documentos.
  • Em Tipo de integração, selecione uma integradora. O nosso sistema nesse momento trabalha com as seguintes integradoras: Asten, ClickSign, D4Sign e V.DS. Os demais campos a serem preenchidos variam conforme a integradora selecionada.
Asten
  • Em Documentos, selecione o/os documentos que deseja enviar para assinatura.
  • Em Data de Expiração, defina uma data limite para a assinatura do documento. Após essa data o documento não estará mais disponível para assinatura eletrônica.
  • Em Usar ordem, defina se terá ordem de envio. Quando habilitado,aparecerá em destinatários o campo ordem, onde você deve adicionar um número para respeitar a Ordem de envio.
ClickSign
  • Em Documentos, selecione o/os documentos que deseja enviar para assinatura.
  • Data de Expiração: defina uma data limite para a assinatura do documento. Após essa data o documento não estará mais disponível para assinatura eletrônica. A Clicksign determina a data limite de 90 dias contados a partir do upload para parametrização da data de expiração.
  • Usar ordem: defina se terá ordem de envio. Quando habilitado, aparecerá em destinatários o campo ordem. Onde você deve adicionar um número para respeitar a ordem de envio.
    • Importante: A ClickSign possui regras para envio de documentos utilizando ordem:
      • O destinatário principal deve sempre estar parametrizado com ordem 1;
      • Por padrão, todos os destinatários inclusos são de ordem 1. Caso deseje alterar a ordem, basta acessar o destinatário desejado e no campo "Ordem" alterar a numeração;
      • A ordem deve seguir a sequência ( 1, 2, 3 ..) caso pule algum número, o seguinte não irá receber o e-mail;
      • Caso algum destinatário já tenha assinado documento, não é mais possível o reenvio.
D4Sign
  • Em Documentos, selecione o/os documento(s) que deseja enviar para assinatura.

V.DS
  • Em Documentos, selecione o/os documento(s) que deseja enviar para assinatura.
  • Em Usar ordem, defina se terá ordem de envio. Quando habilitado,aparecerá em destinatários o campo ordem, onde você deve adicionar um número para respeitar a Ordem de envio.


Destinatários

Para configurar o destinatário principal, clique em "Editar" Pencil.svg. No modal você pode:

  • Editar a Ordem de envio do documento. Esse campo estará disponível quando em Tipo de integração for selecionado Asten , ClickSign ou V.DS.
  • Editar o tipo de autenticação de acordo com a integradora selecionada podendo ser padrão, Cert ICP Brasil, Documento com foto, Documento com foto + Selfie e Código SMS.
  • Habilitar ou desabilitar o campo Somente telefone, utilizado quando o signatário não possuir e-mail. O sistema então fará o envio do link de assinatura via SMS. Esse campo estará disponível quando em Tipo de integração for selecionado Asten.

Para adicionar destinatários secundários ao envio do documento, clique em “Criar novo registro” Adicionar.svg e selecione o destinatário secundário para receber os documentos.

  • Os destinatários secundários podem ser editados, para isso basta clicar em "Editar" Pencil.svg, ou excluídos clicando botão "Excluir" Delete.svg na linha do destinatário que você deseja fazer as ações.

Observadores

Possibilita o cadastrado o endereço de e-mail da pessoa que poderá apenas visualizar o documento assinado.

  • Para adicionar um observador, clique no ícone Link-plus.svg e selecionar o cadastro desejado.
  • Para remover o observador, basta selecionar a pessoa desejada e clicar em Link-off.svg.

3. Para concluir, clique em SALVAR NOVO.

4. Após a criação do documento ele ficará com o status Em construção, para enviá-lo siga o passo a passo abaixo.

Como enviar um documento

1. Clique no ícone Enviar um documento Enviarnotícias.png na linha do item que você deseja enviar.

2. Na tela aparecerá a seguinte mensagem Você realmente deseja enviar os documentos para assinatura? Clique em ENVIAR.

3. Após o envio do documento ele ficará com o status de Aguardando assinatura Aguardando assinaturas.png.

4. O destinatário receberá o link para a autenticação via e-mail ou sms, conforme selecionado anteriormente. A autenticação é de acordo com a integradora selecionada podendo ser padrão, Cert ICP Brasil, Documento com foto, Documento com foto + Selfie, Código SMS entre outros.

5. Após documento assinado pelo destinatário o mesmo ficará com o status de Concluído 25px-Concluido.png.

IMPORTANTE: O envio do documento via e-mail, SMS ou Whatsapp é de responsabilidade da empresa integradora, não é o ERP que realiza esta ação.

  • Erro ao enviar envelope pela D4Sign: Caso ocorra erro ao enviar o envelope para assinatura, verifique com a empresa de integração a quantidade de envios disponíveis. Lembrando que a D4Sign contabiliza os envios por documento, e não por envelope, por exemplo: Um envelope com 10 documentos, serão contabilizados 10 envios.

Como atualizar o status do documento

1. Clique no ícone Atualizar Status do ProcessoRegerar lote.png na linha do item que você deseja atualizar as informações da integradora com o sistema.

2. No modal "Atualizar", aparecerá a seguinte mensagem: Você realmente deseja atualizar o status desse documento? Clique em ATUALIZAR.

  • O ícone de Atualizar Status do Processo, só estará habilitado após o envio do documento.

Como editar um documento para Assinatura Eletrônica

1. Clique no ícone EditarPencil.svg na linha do item que você deseja editar. Todas as configurações explicadas acima podem ser editadas ao clicar neste ícone.

2. Faça as alterações desejadas e clique em SALVAR EDIÇÃO.

Como reenviar um documento

1. Clique no ícone Reenviar um documento Ir para.png na linha do item que você deseja reenviar.

2. Seleciona a forma que deseja realizar o reenvio, são elas:

  • Asten: Como novo documento;
  • Clicksign: Via Whatsapp, via SMS, via e-mail e como novo documento;
  • D4Sign: Via e-mail e como novo documento;

  • Observação¹: Quando for realizada tentativa de reenvio de um documento utilizando a integradora Clicksign, optando pelo reenvio via SMS ou Whatsapp deve-se:
    • Verificar se o signatário possui um número de telefone celular válido e vinculado ao Whatsapp.
    • Caso não possua, o reenviou não poderá ser realizado, o documento deverá ser reenviado por e-mail ou como um novo documento. Mesmo atualizando o cadastro deste cliente, o reenvio não é possível, pois ao ser enviado pela primeira vez, as informações foram armazenadas pela integradora neste envelope.

  • Observação²: A integradora D4Sign permite o reenvio do envelope somente 1 hora após o envio anterior;

Como copiar links para Assinatura

1. Clique no ícone Links para assinatura Link-plus.svg na linha do item que você deseja visualizar e copiar os links.

2. Serão apresentados em tela os dados do destinatário principal bem como dos secundários (se houver), juntamente com o(s) link(s) para assinatura.

  • Observação: Essa ação não estará disponível se a sua integradora for a D4Sign, pois ela não possibilita a busca por esses dados.

3. Para sair basta clicar em FECHAR.

Como verificar os eventos

1. Clique no ícone "Eventos" Eventos.svg na linha do item que você deseja visualizar.

2. No modal "Eventos do pacote de documentos" são apresentadas as seguintes informações:

  • Criação: data em que o documento foi criado;
  • Encaminhado para Assinaturas: data em que o documento foi enviado para o/os destinatário/os assinar;
  • Reenvio: data em que documento foi reenviado para assinatura;
  • Cancelado: data em que ocorreu o cancelamento da assinatura. Essa informação só estará disponível se uma das partes efetuar o cancelamento do processo;
  • Assinatura: data em que o documento foi assinado;
  • Conclusão: data em que foi concluído o processo de Assinatura Eletrônica;


3. Para sair, clique em FECHAR.

Como cancelar o envio de Assinatura Eletrônica

1. Clique no ícone "Cancelar" Cancelar ass.png na linha do item que você deseja cancelar o envio.

2. Na tela aparecerá a seguinte mensagem Deseja realizar o cancelamento dos documentos? Insira uma justificativa e clique em CONFIRMAR. O documento ficará com status de cancelado Cancelado.png.

Como duplicar um documento para Assinatura Eletrônica

1. Clique no ícone "Duplicar" Duplicar.svg na linha do documento que você deseja duplicar. A duplicação serve para copiar os dados preenchidos em outro cadastro, facilitando a criação de um novo Documento.

2. Para concluir, clique em SALVAR NOVO.

Como excluir um Documento para Assinatura Eletrônica

1. Clique no botão "Excluir" Delete.svg na linha do documento que você deseja excluir.

2. Para concluir, clique em EXCLUIR.

Como imprimir/exportar cadastros da rotina

1. Selecione o (os) cadastro (s) que você deseja imprimir/exportar. Para selecionar toda a listagem, clique na caixa superior de seleção.

2. Clique no botão "Imprimir/Exportar" Imprimir.svg.

3. Selecione o formato em que você deseja imprimir/exportar os dados: "IMPRIMIR", ".PDF" ou ".CSV".

4. O arquivo escolhido será impresso ou exportado, conforme sua preferência.

Como ver o histórico de cadastros da rotina

Para verificar o histórico de criação/edição de um registro, clique sobre a linha do registro e depois em "Histórico". Você verá informações como data/hora, operação realizada (criação/edição) e responsável. Para verificar detalhes da edição, pressione o botão "Registro Editado", que também indica o número total de campos editados. Toda criação, edições e restaurações ficarão registradas no histórico.

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Conteúdo de apoio

É possível assistir ao webinar sobre "SUÍTE | Como realizar o processo de Assinatura Eletrônica de Documentos" no vídeo abaixo: