Minhas Tarefas
Rotina
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Objetivo da rotina
Possibilitar o gerenciamento de tarefas, execução de atividades, inclusão de novas tarefas, compromissos, entre outros.
Principais conceitos
Compromisso: obrigação assumida por uma ou diversas partes, o compromisso aparece na agenda dos responsáveis por ele - ou seja, tem uma hora de início e fim. O compromisso é uma tarefa com agendamento. Os compromissos podem ser internos da empresa - envolvem apenas colaboradores, como reuniões, por exemplo - ou externos - que envolvem clientes, além de determinados colaboradores, como videoconferências, por exemplo.
Solicitação: pedido de atendimento ao cliente, caracterizando-se como uma demanda aberta para a resolução de um problema. Em resumo, corresponde a uma atividade destinada à realização de um colaborador, sendo que o solicitante é responsável pela abertura de solicitação. Também conhecido como ‘Protocolo’, ‘Atendimento’, ‘Ordem de Serviço (OS)’ ou ‘Ticket’.
Tarefa: qualquer atividade que deve ser executada por determinados colaboradores. A tarefa pode ser avulsa, solicitada por alguém ou vinculada a algo maior, como Projetos ou Protocolos.
Requisitos
Para que seja possível acessar a rotina é preciso ter cadastros em Pessoas - Completo
Funcionalidades
Esta rotina possibilita ao usuário:
- Acessar e visualizar todas as tarefas em que é responsável;
- Gerar novas tarefas ou novos compromissos;
- Encaminhar atividades para outros usuários;
- Adicionar relatos;
- Executar suas atividade através dos botões de acesso.
Legenda de ícones:
Atendimento: Permite realizar um atendimento.
Ao acessar a rotina exibirá todas as tarefas ativas que o usuário possui, nenhum indicador estará selecionado, se algum indicador estiver selecionado pode-se desmarcá-lo para visualizar todas as tarefas ativas.
Os indicadores, localizados ao lado da listagem, apresentam informações referentes às atividades em que o usuário é o responsável. Ao selecionar um indicador, as atividades serão filtradas de acordo com a opção selecionada.
Para obter informações relativas ao tempo trabalhado no dia, na semana e no mês, posicione o cursor do mouse sobre o ícone "i", no indicador "Horas Trabalhadas Hoje".
Criando uma Nova Tarefa
Para adicionar uma nova tarefa, clique no ícone "Nova Tarefa".
Será exibido o formulário:
- Assunto: Definição do assunto.
- Descrição: Detalhamento da tarefa.
- Solicitante: Como padrão indica a pessoa que está registrando a tarefa, para modificar clique na lupa ao lado.
- Responsável: Pessoa(s) responsável(is) pela execução da tarefa.
- Data limite: Prazo para execução.
- Previsão de horas: Informe se houver alguma previsão planejada.
- Prioridade: Normal, média ou alta;
- Arquivo: Se quiser anexar algum arquivo, como informação adicional.
- Opções:
Envia notificações: Envia notificação para o responsável quando gerada a tarefa e para o solicitante quando for inserido algum relato.
Envia e-mail: Envia e-mail para o responsável quando gerada a tarefa e para o solicitante quando for inserido algum relato.
Requer qualificação: Ao final da execução da tarefa o solicitante pode avaliar a execução desta e reabrir caso necessário.
Privado: Somente o solicitante e responsável podem visualizar a tarefa.
Clique em "Confirmar" para concluir a operação.
Obs 1: Uma tarefa pode ter mais de um responsável para sua execução. Assim, será criada uma tarefa independente para cada responsável e uma de acompanhamento para o solicitante.
Obs 2: O Solicitante pode realizar edições de Tarefas que ainda não tenham sido encerradas.
Criando um Novo Compromisso
Um compromisso pode ser do tipo Interno ou Externo. Para adicionar um novo compromisso, clique no ícone "Novo Compromisso".
- Compromisso Interno
Refere-se a compromissos com usuários do sistema, sendo possível adicionar responsáveis.
- **Assunto:** Definição do assunto.
- **Descrição:** Detalhamento do compromisso.
- **Data:** Data e horário do compromisso.
- **Responsável:** Participantes do compromisso.
- **Opções:**
- Envia e-mail:** Envia e-mail para o responsável quando gerado um novo compromisso.
- Requer qualificação:** Ao final do compromisso da tarefa o solicitante pode avaliar a execução desta e reabrir caso necessário.
- Privado:** Somente o solicitante e responsável podem visualizar o compromisso.
Após informado os dados necessários, clique em "**Confirmar**" para concluir a operação, ou "**Cancelar**"
- Obs:** A pessoa criadora do compromisso (usuário) sempre aparecerá como responsável por ele.
- Compromisso Externo
Trata dos compromissos com pessoas externas, como clientes e fornecedores. Também podem ser adicionados responsáveis, assim como nos compromissos internos.
Assunto:Definição do assunto.
- **Descrição:** Detalhamento do compromisso.
- **Data:** Data e horário do compromisso.
- **Responsável:** Participantes do compromisso.
- **Pessoa:** "Pessoa" com quem se dará o Compromisso.
- **Contato:** Cntato desta "Pessoa".
- **Motivo:** Motivo do compromisso agendado.
- **Forma:** Definir uma forma do compromisso acontecer.
- **Opções:**
- Envia e-mail:** Envia e-mail para o responsável quando gerado um novo compromisso.
- Envia e-mail contato:** Envia e-mail para o contato da pessoa principal quando gerado um novo compromisso.
- Requer qualificação:** Ao final do compromisso da tarefa o solicitante pode avaliar a execução desta e reabrir caso necessário.
- Privado:** Somente o solicitante e responsável podem visualizar o compromisso.
Após informado os dados necessários, clique em "**Confirmar**" para concluir a operação, ou "**Cancelar**"
- Obs:** A pessoa criadora do compromisso (usuário) sempre aparecerá como responsável por ele.
Adicionando um Novo Registro de Atividade
Nesta funcionalidade, é possível registrar qualquer atividade realizada vinculada a uma "Pessoa" do ERP Voalle, como por exemplo, um contato comum com um cliente.
Para registrar uma Atividade, clique em "Novo Registro de Atividade".
Será exibido o formulário:
- Pessoa: "Pessoa" com quem se dará a atividade.
- Contato: Contato da pessoa.
- Motivo: Selecionar o motivo da atividade.
- Forma: Definir uma forma da atividade acontecer.
- Descrição: Detalhamento da atividade.
- Data: Data da execução.
- Hora Inicial: Horário em que a execução iniciou.
- Hora Final: Horário em que a execução terminou.
- Arquivo: Caso tenha um arquivo relacionado, este também poderá ser adicionado ao registro.
Após informado os dados necessários, clique em "Confirmar" para concluir a operação, ou "Cancelar"
Criando uma nova solicitação
Ao acionar o ícone "Nova Solicitação", abrirá uma tela para a abertura da solicitação.
Preencha todos os campos e avance, para abrir a solicitação clique em "Concluir".
Encaminhar Solicitação
Selecione a solicitação que deseja encaminhar e acione o ícone "Encaminhar Solicitação".
- Motivo: Selecione o motivo do encaminhamento.
- Encaminhamento: Selecione quem receberá a solicitação após encaminhada.
- Para: Selecione a pessoa ou equipe que receberá a solicitação.
- Atendente: Se no campo "Encaminhamento" for selecionado "Equipe (Último Atendente)", esse campo será habilitado. Após selecionar a equipe em "Para", esse campo será preenchido automaticamente com o último atendente, se não houver ele ficará vazio.
- Tipo Solicitação: Exibe o tipo da solicitação.
- Serviço: Exibe o serviço vinculado a solicitação.
- Item Serviço: Exibe o item do serviço vinculado a solicitação.
- Prazo Final: Exibe a data e a hora final da solicitação.
- Status: Selecione o status em que a solicitação se encontra.
- Encaminhamento de Solicitação: Descrição doencaminhamento.
- Relatos: Relatos realizados na solicitação.
Filtro
Acione o ícone "Filtro", abrirá uma janela onde poderão ser definidos os seguintes Parâmetros:
- Período: Qual período que gostaria de visualizar.
- Área: Qual área da empresa/organização.
- Equipe: Equipe da empresa/organização.
- Inibir: Se gostaria de inibir as Atrasadas, Futuras ou Bloqueadas.
- Exibir Apenas: Selecione os filtros a serem exibidos.
Após clicar em "Confirmar", a listagem será apresentada na tela, conforme parâmetros do Filtro.
Iniciar Execução da Tarefa
A execução de uma Tarefa, Compromisso ou Solicitação pode ser realizada de duas formas:
- Selecionando a linha e clicando em "Iniciar execução de tarefa". Ao executar uma tarefa através do play, será exibido um cronômetro indicando que a tarefa está em execução. Este cronômetro somente será parado, quando clicado em Stop e informado o atendimento. Não é possível cancelar o Play.
- Clicando no título da tarefa, compromisso ou solicitação:
Ao clicar no título, será exibida a tela de atendimento, podendo alterar data e hora de atendimento.
Relato do uso de um veículo
Acione o ícone "Relato do uso de um veículo", abrirá uma janela para preenchimento dos dados referentes ao uso.
- Atividade: Selecione a atividade que foi necessária o uso do veículo.
- Data Inicial: Preencha a data inicial do uso.
- Data Final: Preencha a data final do uso.
- Hora Inicial: Preencha a hora inicial do uso.
- Hora Final: Preencha a hora final do uso.
- Veículo: Selecione o veículo utilizado.
- KM Inicial: Informe qual a quilometragem antes do uso do veículo.
- KM Final: Informe qual a quilometragem após o uso do veículo.
- Descrição: Descrição do uso.
- Passageiros: Selecione as pessoas que utilizaram o veículo.
OBS: Alguns botões, na rotina "Minhas Tarefas", somente estarão visíveis se, o módulo correspondente, fizer parte das funcionalidades do usuário.