Processo de Assinatura Digital V-DS

De Grupo Voalle

Principais conceitos

  • Assinatura Eletrônica: Solução que permite assinatura de documentos em formato eletrônico.
  • Venda: É a ação e o efeito de vender, ou seja, transferir a propriedade de algo para outra pessoa mediante o pagamento de um preço estipulado pelo vendedor.
  • Negociação: é o processo de comunicação entre o vendedor e o lead visando obter maior conhecimento das necessidades do lead/cliente utilizado na solução CRM Voalle.

Requisitos

1º) Possuir as novas estruturas de atendimento no ERPVoalle.
2º) Contratar a solução V-DS.
3º) Realizar a configuração e parametrização orientada, para saber mais clique aqui.
4°) Possuir Serviço de e-mail padrao configurado na rotina Configurações / Empresa.
5°) Para o envio da Assinatura Digital antes do ganho da venda, é necessário possuir a solução de vendas CRM Voalle.

Como realizar o processo de assinatura digital pela rotina padrão

1. Acesse a rotina Suíte / Cadastros / Assinatura Eletrônica de Documentos;

2. Para cadastrar uma Assinatura Eletrônica de Documentos, clique no botão "Criar Novo Registro" Adicionar.svg.

3. Na janela, insira as informações necessárias nos campos, respeitando as obrigatoriedades de preenchimento.

Detalhes

  • Em Destinatário Principal, selecione o destinatário principal para receber os documentos, ou seja a pessoa que deverá realizar a assinatura do documento. O destinatário deve estar previamente cadastrado em Pessoas - Completo.
  • Em Descrição, insira uma descrição para a Assinatura Eletrônica.
  • Em Tags, insira uma palavra chave para facilitar o rastreamento e busca dos seus documentos.
  • Em Tipo de integração, selecione V.DS.

Destinatários

Para configurar o destinatário principal, clique em "Editar" Pencil.svg. No modal você pode:

  • Editar a Ordem de envio do documento.
  • Editar o tipo de autenticação
     Padrão, sem dupla autenticação, poderá apenas assinar;

     Documento com foto + selfie, o cliente precisará inserir o documento e uma selfie;

     Código SMS, o cliente receberá uma mensagem com um código para autenticação;

     Código E-mail, o cliente receberá um e-mail com um código para autenticação;

Para adicionar destinatários secundários ao envio do documento:

a. Clique em “Criar novo registro” Adicionar.svg e selecione o destinatário secundário para receber os documentos.

  • Os destinatários secundários podem ser editados, para isso basta clicar em "Editar" Pencil.svg, ou excluídos clicando botão "Excluir" Delete.svg na linha do destinatário que você deseja fazer as ações.

Observadores

Possibilita o cadastrado o endereço de e-mail da pessoa que poderá apenas visualizar o documento assinado.

  • Para adicionar um observador, clique no ícone Link-plus.svg e selecionar o cadastro desejado.
  • Para remover o observador, basta selecionar a pessoa desejada e clicar em Link-off.svg.

4. Para concluir, clique em SALVAR NOVO.

5. Após a criação do documento ele ficará com o status Em construção.

6. Para enviar o ducumento para assinatura, clique no ícone Enviar um documento Enviarnotícias.png na linha do item que você deseja enviar.

7. Na tela aparecerá a seguinte mensagem Você realmente deseja enviar os documentos para assinatura? Clique em ENVIAR.

8. Após o envio do documento ele ficará com o status de Aguardando assinatura Aguardando assinaturas.png.

9. O destinatário receberá o link para a autenticação via e-mail. A autenticação será de acordo com a configuração selecionada podendo ser padrão, Documento com foto + Selfie, Código SMS e Código e-mail.

10. Após documento assinado pelo destinatário o mesmo ficará com o status de Concluído 25px-Concluido.png.

Para saber mais sobre essa rotina clique aqui.

Como realizar o processo de assinatura digital antes ao ganho da negociação

O procedimento para assinatura digital antes do ganho parte do princípio de que a negociação está em sua fase final.

1. Após realizar o processo de negociação, na step 6 - Dados do Pagamento; selecione o tipo de contrato configurado para assinatura digital antes do ganho.

2. O sistema irá disponibilizar a ação de gerar o termo no ícone onde seria o ganho da venda;

3. Finalize o preenchimento da step 6 e clique em gerar termo de adesão no ícone EditarDoc.svg;

4. Confirme a ação e o sistema irá direcionar a tela para a step 8 - Assinatura Eletrônica. O status da negociação será alterado para Aguardando Assinatura.

5. Na step 8 - Assinatura Eletrônica:

Definir Assinadores

5.1 Inclua quem será o contato que deverá assinar o documento. É possível incluir contatos já cadastrados na base ou realizar novos cadastros.

5.2 Caso seja necessário uma ordenação de assinaturas, ou seja, primeiro um contato assina para depois enviar para outro assinador e assim por diante, é necessário definir a ordenação editando os registros dos assinadores, clique em editar na coluna ações e defina a ordem das assinaturas. Caso contrário, os documentos serão enviados, ao mesmo tempo, para todos os assinadores vinculados.

Gerar Termo de Adesão

5.3 Clique em Gerar Termo de Adesão e o sistema irá apresentar o modal para definição de um título, descrição e vigência. Dependendo do parâmetro no tipo de contrato, o documento será gerado em .txt, possibilitando a edição do documento ou será gerado apenas o PDF.

5.4 Após gerar o documento em PDF será necessário enviar para assinatura. O envio é realizado somente por e-mail. Basta clicar no ícone Enviarnotícias.png.

5.5 Na coluna ações, estão disponíveis algumas funcionalidades dependentes do status da assinatura.

  • Enquanto o status estiver aguardando assinatura, NÃO será possível ganhar a negociação!
  • Caso seja necessário alterar dados na negociação, será preciso retomar o processo, pois enquanto o status da negociação estiver aguardando assinadores, todas as etapas da negociação ficarão indisponíveis para acesso.
  • Ao retomar a negociação, o documento gerado será cancelado e as steps liberadas.
  • Se necessário, o procedimento de assinatura digital poderá ser realizado novamente.


6. Após as assinaturas concluídas, o vendedor poderá acessar a negociação e ganhar a venda, concluindo assim o processo.

Como realizar o processo de assinatura digital após o ganho da negociação

O processo de assinatura digital após o ganho da negociação é realizado de forma automática.

1. Realize a negociação, na step 6 Dados de pagamento selecione um tipo de contrato que esteja configurado com assinatura eletrônica.

2. Ao ganhar e finalizar a negociação o sistema irá gerar o contrato e o termo de adesão conforme os seviços recorrentes inclusos no carrinho de compras e enviar para o cliente realizar a assinatura digital.

3. Ao clicar no botão assinatura eletrônica poderá visualizar os dados e copiar o link da assinatura se necessário enviar para o cliente de outras formas.

Como realizar o processo de assinatura digital no módulo Vendas Voalle

O processo de assinatura digital no módulo Vendas Voalle (venda direta) é basicamente o mesmo do pós ganho na negociação.

1. Realize o processo de Venda Direta e na step 6 Pagamento, selecione um tipo de contrato que esteja configurado com assinatura eletrônica.

2. Ao finalizar a venda, o sistema irá gerar o contrato e o termo de adesão conforme os seviços recorrentes inclusos na venda e enviar para o cliente realizar a assinatura digital.

3. Ao clicar no botão assinatura eletrônica poderá visualizar os dados e copiar o link da assinatura se necessário enviar para o cliente de outras formas.

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