Ata de Reunião

De Grupo Voalle
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Resumo da Rotina

Objetivo:

Nesta rotina temos como objetivo visualizar todas as reuniões em que o usuário é redator ou participante, criar e executar reuniões.

Rotina

Esta funcionalidade está disponível no Módulo Suíte.

O caminho para acessar a Rotina é: Suíte / Operações / Ata de Reunião.

Pré-Requisitos

Cadastros em Pessoas - Completo.

Funcionalidades e Recursos

Acessando a rotina, será exibida a listagem com as atas já cadastradas, possibilitando a edição e exclusão destas, bem como o cadastro de novas. Permite também a vinculação dos participantes da ata através da criação de compromissos, bem como a inclusão de pautas e o que será discutido em cada uma delas.

Legenda de ícones:

Novo: Abre uma aba para criar um novo registro

Filtro: Abre uma janela para filtrar atas de um determinado projeto

Executar: Para executar a reunião através da ata

Imprimir: Permite que a ata selecionada seja impressa

Cancelar Reunião: Permite cancelar a ata selecionada

Novo subtópico: Adiciona um subtópico a pauta

Deletar Ata: Exclui o item selecionado

Enviar E-mail: Envia um e-mail com as pautas aos participantes

Organizar: Organiza a ordem das pautas

Salvar: Salva o registro e vai para o modo de alteração do registro

Na coluna à esquerda, apresenta o número de atas cadastradas conforme seu tipo, podendo filtrar clicando sobre o tipo desejado.

À direita são apresentados: o filtro, onde o usuário poderá filtrar as atas a serem apresentadas como: Não Executadas, Executadas, Canceladas ou Todas; e o campo de pesquisa, onde o usuário poderá realizar busca por palavras específicas que compõe o título da ata.

Criando uma nova Ata

Para criar uma nova ata clique em "Nova Ata". No formulário exibido:

  • Modelo: Há dois modelos de atas de reunião, a "Geral" e a de "Indicadores". A execução é similar, porém a diferença está basicamente em como são abordados os tópicos da reunião.
  • Solicitante: Será preenchido com o nome do usuário que está criando a ata.
  • Redator: Será preenchido com o usuário que está criando a ata, mas pode ser selecionado outro usuário.
  • Objetivo: Refere-se ao objetivo da reunião.
  • Projeto: Campo para selecionar projeto que está vinculado a ata.
  • Data: Refere-se a previsão de realização da reunião, independente dos compromissos gerados pela mesma.
  • Horário: Define um horário para início e término da atividade.
  • Tipo: Podem ser do tipo “Interna”, “Cliente” ou “Fornecedor”. Caso seja selecionado “Cliente” ou “Fornecedor” será exibido um campo para selecionar a quem se destina a reunião.
  • Ata privada: Sim ou não, define se alguém além dos participantes pode visualizar esta reunião no sistema.

Após a definição dos campos acima citados, clique em "Salvar"ou "Cancelar".

O próximo passo é vincular os participantes à ata, através de um compromisso. Na aba Compromisso, clique em "Novo Compromisso".

No formulário exibido:

  • Editor: Será a pessoa que está editando o compromisso.
  • Data: Prazo para a realização do compromisso.
  • Horário: Horário definido para o compromisso.
  • Título: Título do compromisso que informa qual atividade deve ser realizada.
  • Objetivo: Refere-se ao detalhamento do objetivo.
  • Participantes: Aqui selecionamos as pessoas que estarão vinculadas a ata através do compromisso e que receberão também as pautas da reunião.

Clique em "Confirmar" ou "Cancelar".

Após adicionar os compromissos, inclua também as pautas e o que será discutido em cada uma. Na aba Pauta, clique em "Nova Pauta".

No formulário exibido:

  • Título: Assunto que será discutido.
  • Complemento: Informações adicionais.

Clique em "Confirmar" ou "Cancelar".

Agora, já podemos executar as pautas da ata. Na aba Execução, acessamos as pautas criadas para executá-las.

Visualizamos as pautas criadas anteriormente e adicionamos o que foi discutido em cada uma. Na pauta #Conclusão o campo para inserimos as considerações finais é habilitado, nele inserimos as discussões e definições gerais da reunião. Se o campo "Encerrar?" for selecionado, encerramos a ata ao salvar.

Caso necessário, podemos incluir documentos como anexos na aba Anexo. Clique em "Adicionar Anexo". No formulário exibido:

  • Título: Inserimos o título do documento.
  • Descrição: Inserimos uma descrição.
  • Tipo: Definimos um tipo para o documento.
  • Arquivo: Localizamos o arquivo.
  • Vigência: Definimos uma vigência para o documento, se houver.

Para finalizar clique em "Salvar e Adicionar Outro", "Salvar" ou "Cancelar".

Para excluir uma ata basta selecioná-la na tela de listagem e clicar no botão Deletar Ata.

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Suíte