Indicadores - Ata de Reunião

Resumo da Rotina

Objetivo:

Esta rotina tem como objetivo visualizar as reuniões.

Rotina(s)

Esta funcionalidade está disponível no Módulo Estratégia.

O caminho para acessar a Rotina é: Estratégia / Operações / Ata de Reunião ou Suíte / Operações / Ata de Reunião.

Pré-Requisitos

Cadastro do Módulo Estratégia.

Funcionalidades e Recursos

É possível visualizar as reuniões, em que a modalidade corresponde a “Indicadores”, e o usuário é redator ou participante; e também criar e executar reuniões.

Na coluna à esquerda, apresenta o número de atas cadastradas conforme seu tipo, podendo filtrar clicando sobre o tipo desejado.

Na coluna do meio são apresentados os seguintes ícones aplicáveis a ata selecionada:

• Nova Ata: para inclusão de uma nova ata;
• Executar: para executar a reunião através da ata;
• Imprimir: permite que a ata selecionada seja impressa;
• Cancelar Reunião: permite cancelar a ata selecionada.

À direita são apresentados: o filtro, onde o usuário poderá filtrar as atas a serem apresentadas como: Não Executadas, Executadas, Canceladas ou Todas; e o campo de pesquisa, onde o usuário poderá realizar busca por palavras específicas que compõe o título da ata.

Para visualização das atas com modalidade "Gerais", deve-se acessar a rotina Suíte/Operações/Ata de Reunião.

Criando uma nova Ata

Para criar uma nova ata clique em "Nova Ata".

Será exibido o formulário:

• Modelo: há dois modelos de atas de reunião, a "Geral" e a de "Indicadores". A execução é similar, porém a diferença está basicamente em como são abordados os tópicos da reunião.
• Solicitante: este campo sempre será preenchido com o nome do usuário que está criando a Ata, porém é possível alterá-lo.
• Editor: este campo também será preenchido com o usuário que está criando a Ata, mas pode ser selecionado outro usuário.
• Objetivo: neste campo deve ser informado qual objetivo da reunião.
• Data única: refere-se a previsão de término da reunião, se este será no mesmo dia ou terá a duração de vários dias (dias corridos e na mesma hora).
• Horário: define um horário para início e término da atividade;
• Tipo: podem ser do tipo "Interna", "Cliente" ou "Fornecedor". Caso seja selecionado "Cliente" ou “Fornecedor” será exibido um campo para selecionar a quem se destina a reunião.
• Participantes: o usuário criador da ata e o editor, caso seja diferente, já serão adicionados como participantes. Para incluir mais participantes deve-se clicar no ícone "Adicionar item". Selecione as pessoas que deseja e clique em "Confirmar". Para excluir, selecione o participante e clique no ícone "Excluir".
• Opções gerais:
• Ata privada: torna a ata visível somente para os participantes;
• Enviar e-mail: gera um e-mail para todos os participantes avisando da reunião.
• Opções para usuários:
• Gerar comunicação: refere-se às mensagens dentro do ERP Voalle para os usuários;
• Gerar compromisso: adiciona compromissos para os participantes da reunião.

Após informados estes campos, clique em "Salvar", para habilitar o ambiente de execução da Ata, o qual apresenta um menu lateral, coluna da esquerda, com itens descritos na sequência:

Detalhes

Neste item poderão ser editadas as informações já cadastradas para a Ata.

Tópicos

Para adicionar um tópico clique em "Novo Tópico".

Informe um título para o tópico, um complemento (opcional) e selecione um Indicador a ser vinculado. O ano será preenchido automaticamente, conforme o indicador selecionado. Clique em "Confirmar" para concluir a operação.

Obs: O cadastro de um Subtópico segue o mesmo padrão de um tópico, porém para adicioná-lo deve-se selecionar o tópico ao qual será vinculado.

Comunicação

Ao ser optado pelo item "Gerar Comunicação" em "Opções para usuários" será habilitada a comunicação entre os participantes, um espaço para discussões sobre a ata de reunião.

Enviar E-mail

Ao ser optado pelo item "Enviar e-mail", em "Opções Gerais" será enviado e-mail para todos os participantes sobre a reunião.

Execução

Existem duas formas de iniciar a execução de uma Ata:

• A partir da listagem de Atas, selecionar a ata de reunião que deseja e clicar em "Executar".
• Clicando no título da Ata a partir da listagem, e após no menu lateral, clicar em "Execução".

Clicando no primeiro tópico é possível descrever o que foi tratado na reunião, e após em "Salvar" para gravar o que foi informado.

Poderá ser utilizado os ícones "Voltar" e "Avançar" para navegar nos tópicos.

Obs: Sempre que necessário, clique em “Salvar” para guardar as alterações.

Durante a execução é possível "Criar Tarefas" e acompanhar as "Tarefas" geradas anteriormente.

Os tópicos com indicadores vinculados possuem a aba “Indicador” onde é apresentado um gráfico (Linhas ou Barras) contendo a comparação da evolução do indicador.

Após serem discutidos e salvo todos os tópicos, há um tópico de conclusão, onde serão inseridas as considerações finais e feito o encerramento da ata.

Para encerrar, no tópico de Conclusão, selecione o item "Encerrar" e "Concluir Reunião". Após encerrada uma ata, não é possível editá-la mais, apenas visualizá-la.

Imprimir Ata

Apresenta um formato para impressão da Ata.

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Estratégia