Mudanças entre as edições de "Pessoas - Completo"

Edição das 11h14min de 2 de dezembro de 2021

Rotina

Suíte / Cadastros / Pessoas - Completo

Objetivo da rotina

Possibilitar o cadastro e a edição de pessoas.

Onde este cadastro é utilizado

Os cadastros desta rotina impactam em Operações, Relatórios e Análises de todo o sistema.

Principais conceitos

Atributos: Configuração específica de um cadastro. Exemplo: o que a pessoa representa para a empresa, ex: supervisor, vendedor, técnico, colaborador, fornecedor, órgão público, entre outros. Determina para que o cadastro da pessoa será utilizado dentro do sistema

Equipes: Existem várias equipes dentro de uma Empresa. Cada uma delas possui suas próprias regras, permissões, gerentes e integrantes (mesmo que uma mesma pessoa possa estar em várias equipes)

Pessoas: Pessoa física ou jurídica cadastrada no sistema. No sistema, o Cadastro de Pessoas é centralizado e cada pessoa cadastrada recebe um atributo, por exemplo: fornecedor, colaborador e/ou cliente. É possível uma mesma pessoa ter diferentes atributos.

Usuários: São as pessoas que possuem credenciais (login e senha) de acesso ao sistema. Cada usuário é parametrizado com acessos que correspondem às atribuições de seu cargo e equipe. É importante lembrar que Pessoas são diferentes de Usuários.

Requisitos

Esta rotina não possui processos que a antecedem.

Funcionalidades

1 - Coluna de Indicadores: Permite filtrar as informações a serem exibidas na listagem, selecionando o indicador desejado.
2 - Filtro: Permite realizar uma pesquisa pelos filtros informados.
3 - Nova Pessoa: Abre uma nova janela para realizar o cadastro de uma nova pessoa.
4 - Campo de Pesquisa: Realiza uma pesquisa a partir do que for informado.

Legenda de ícones:

Novo: Criação de um novo registro

Editar: Edição do registro selecionado

Excluir: Exclusão do registro selecionado

Excluir em alteração: Permite a exclusão do registro, quando em modo de alteração

Salvar: Salva o registro e vai para o modo de alteração do registro

Salvar e Adicionar outro: Salva o registro e começa um novo

Cancelar: Cancelar a ação sem realizar modificações

Filtro: Realizar a pesquisa pelos filtros selecionados.

Passo a passo

Como filtrar pessoas

1. Clique no ícone "Filtro".

2. Será exibida uma tela em que é possível escolher quais filtros utilizar para realizar a pesquisa da listagem de pessoas.

3. Filtre da maneira que desejar.

Como cadastrar uma nova Pessoa

1. Clique no ícone "Nova Pessoa".

2. Será exibido o formulário para cadastro, solicitando as informações conforme os itens a seguir:

Nova Pessoa

Tipo: Pessoa Jurídica, Pessoa Física ou Estrangeiro.
Situação: Contato, Efetivo ou Lead.
- Contato: cadastro sem efetividade no sistema, sendo apenas obrigatória a razão social ou nome da pessoa.
- Efetivo: cadastro completo exige preenchimento de vários campos obrigatórios para efetivação. Uma pessoa efetiva pode: ser usuário, ter títulos em seu nome (financeiro), contrato, solicitações e faturamento.
- Lead: contato que demonstrou interesse em um produto/serviço da empresa, disponibilizando as informações pessoais para relacionamento. Ele precisa ser trabalhado para identificar se será um potencial cliente (qualificado) para, após isso, ser convertido em uma oportunidade de venda.
Nome ou Razão Social: nome da "Pessoa".
- Obs: Se a Pessoa já estiver cadastrada, aparece a seguinte mensagem: Esse nome já está cadastrado como Contato/Efetivo.
Apelido ou Fantasia: Nome utilizado para identificação da pessoa.
CNPJ/CPF: Informa CPF ou CNPJ conforme o tipo. Campo obrigatório quando a situação é Efetivo ou Lead.

Atributos

Cliente: Caso marcar essa opção, é possível gerar títulos de CRE (Contas a Receber), incluir contratos, gerar pedido de venda e realizar atendimento de solicitações.
Fornecedor: Caso marcar essa opção, é possível ter títulos de CPA (Contas a Pagar) e vincular nos documentos de entrada (produtos e serviços).
Supervisor: É necessário marcar para a pessoa se tornar gerente em uma equipe.
Colaborador: Corresponde ao funcionário da Empresa. Esse campo é utilizado para definir uma pessoa como colaborador da Empresa no módulo Pessoas.
Recurso: Significa que a pessoa pode ser um recurso/responsável na geração de tarefas, compromissos e nos projetos. Também estará vinculada ao módulo pessoas.
Produtor Rural: corresponde ao proprietário ou não, que desenvolve em área rural a atividade agropecuária (agrícola, pastoril ou hortifrutigranjeira), pesqueira ou silvicultura, bem como a extração de produtos primários, vegetais ou animais.
Terceirizado: quando o colaborador presta serviço para a empresa sem vínculo direto com a CLT.
Candidato: quando há a inclusão de currículo através do banco de currículos no módulo Pessoas.
Técnico: para incluir pessoa como técnico alocado no contrato.
Contabilista: marcar este atributo quando a pessoa for Contador.
Concorrente: marcar este atributo quando a pessoa incluída for um concorrente.
Transportadora: utilizado no pedido de venda, quando este for enviado via transportadora.
Ativ. Comercial: Não Utilizado, Vendedor ou Representante.

Obs: Uma pessoa pode ter mais de um atributo. Ex.: Pode-se cadastrar uma pessoa que é um Técnico, Colaborador e Recurso da empresa.

Para que pessoas cadastradas possam ser vinculadas a tarefas e compromissos, mesmo não sendo usuários do sistema, opção Recurso deve ser selecionada. Todos os atributos que forem selecionados aqui irão permitir determinadas funcionalidades de vínculo dentro do software.

Endereço Principal

Endereço que será utilizado como referência da Pessoa.

Caso deseje adicionar mais de um endereço, acesse a página Cadastro de Múltiplos Endereços para uma Pessoa.

Comunicação Principal

Nesta seção, estão as principais “formas de contato” da Pessoa em questão.

E-mail: Campo de informação única, ou seja, neste campo deve-se informar o e-mail da pessoa. Se for pessoa jurídica, sugere-se o uso do e-mail de um setor, por exemplo: financeiro@empresa.com.br
- Esse e-mail será utilizado para “reset de senha” (tanto da Plataforma Voalle quanto do Portal / APP de Relacionamento) e ou comunicações específicas, com a pessoa cadastrada.

E-mail NFE: diferencia-se do e-mail principal, pois permite a adição de mais de um e-mail como forma de comunicação para o Faturamento e ou Cobrança (Boleto). Pode-se aqui utilizar o seguinte formato: financeiro@empresa.com.br;pessoa1@empresa.com;pessoa2@email.com.br
- Caso a Pessoa (PF) e ou Empresa (PJ) possuir apenas um e-mail, não se faz necessário repetir a informação, pode-se apenas manter o e-mail principal, como forma de contato.
- Lembre-se, o reset de senha, tanto da Plataforma Voalle quanto do Portal/APP de Relacionamento, utiliza o campo “E-mail” e este só pode conter um único e-mail.

Telefone: Campo utilizado para inserir o número de Telefone da pessoa e será utilizado, em consultas e, quando da integração com PABX para discagem (CRM, Service Desk, etc...).

Celular: campo utilizado parainserir o número de Telefone celular da pessoa e será utilizado, em consultas e, quando da integração com PABX para discagem (CRM, Service Desk, etc...), assim como para envio de SMS (utilizado em rotinas do sistema e ou por URA integrada).

Fiscal/Contábil

Tributa no Município: Sim - quando a retenção de ISSQN ocorre no município do Emissor. Não - quando a retenção ocorre no município do Tomador (Cliente).
Retém ISSQN: Quando selecionado, sempre há retenção de ISSQN.
Prestador responsável pela retenção: Indique quem será responsável pela retenção do imposto, ao selecionar SIM indica que o prestador do serviço é responsável pela retenção do imposto. Ao selecionar NÃO, indica que o tomador será responsável pela retenção. Padrão esse campo vem marcado como Não.
Órgão Federal: Quando a Pessoa é Órgão Federal, pois há tributação específica.
Alíquota ISSQN: Deve-se informar a alíquota, quando esta for diferente da presente no Cadastro de Locais.
Alíquota IRRF: Deve-se informar a alíquota quando esta for diferente da presente no Cadastro de Locais.
Prest. Serv. Autônomo: Quando a Pessoa é Prestador de Serviços Autônomo, por possuir tributação com regras específicas.
C.C Cliente: Conta Contábil do Cliente, é utilizada para Integração Contábil quando, na Natureza Financeira, for utilizada Regra por Cliente/Fornecedor.
C.C Fornecedor: Conta Contábil do Fornecedor, é utilizada para Integração Contábil, quando na Natureza Financeira, for utilizada Regra por Cliente/Fornecedor.

Complementar

As informações complementares são distintas, conforme o Tipo Pessoa Jurídica ou Pessoa Física.

3. Após informar os dados para concluir o cadastro, clique em Salvar. A pessoa cadastrada será exibida para edição.

Como editar uma Pessoa

1. Clique no campo de pesquisa para pesquisar o nome de uma pessoa.

2. Para editar, clique no nome da pessoa desejada.

3. Será aberta uma tela para edição da pessoa, conforme os itens a seguir:

Detalhes

Neste item, são exibidos os mesmos campos do cadastro de uma nova pessoa com exceção do novo campo "Bloqueado?" que determina se o cadastro desta pessoa está bloqueada ou não. Após efetuadas as alterações desejadas, clique em "Salvar" para salvar as modificações e voltar para listagem de pessoas, ou "Salvar e continuar" para salvar as alterações e permanecer no formulário.

Obs: A "exclusão" de uma pessoa só pode ser realizada se a mesma não estiver vinculada a registros (tarefa, compromisso, empresa, contato, locais, dentre outros). No caso do registro de vínculo de uma pessoa ser, por exemplo, uma Tarefa, ela não pode ser excluída, apenas editada e assinalada com Inativa.

Fiscal/Contábil

Neste item, são exibidos os mesmos campos do cadastro de uma nova pessoa, com exceção dos novos campos:

Reg. Tributário: Não definido, Simples Nacional, Normal.
Retém IR: Normal, Reter sempre ou Sem Retenção.
PIS/COFINS/CSLL: Normal ou Sem Retenção.
CRC: Informar o número do CRC do Contador.
Insc. Municipal: Inscrição do município.
Insc. Estadual: Inscrição do estado.

Localização Geográfica

A Localização Geográfica é baseada nas Coordenadas Geográficas (Latitude e Longitude). Para obter essas informações, pode-se digitá-las ou clicar "Obter coordenadas através do endereço".

Esta funcionalidade possui objetivos específicos:

Para Clientes "Prestadores de Serviço de Comunicação - TIC": Verificar a localização geográfica da "Pessoa" em relação a estrutura de rede, para auxiliar na análise de viabilidade técnica de atendimento.
Para Clientes que utilizam o "CRM": Conhecer a localização geográfica da "Pessoa" para avaliar a viabilidade da relação comercial.

Adicionais

Em adicionais é possível adicionar as seguintes informações:

Local Padrão: Previamente cadastrado em Locais.
T. C. Padrão: Tipo de cobrança utilizado na geração de títulos provenientes dos pedidos de venda. Previamente cadastrado em Tipos de Cobranças.
Lista de Preço: Previamente cadastrado em Lista de Preço.
Operação: Previamente cadastrado em Operações.
Condição de Pagamento: Previamente cadastrado em Condições de Pagamento.
Vend/Prop: Significa Vendedor/Proprietário, só poderão ser incluídas as pessoas cadastradas que possua o atributo de Vendedor.
Grupo de Pessoas: Previamente cadastrado em Grupo de Pessoas.
Grupo Econômico: Previamente cadastrado em Grupo Econômico.
Setor de Atuação: Previamente cadastrado em Setores de Atuação.
Atividade: Previamente cadastrado em Atividades.
Região: Previamente cadastrado em Regiões.
Rotas: Previamente cadastrado em Rotas.
Forma de Contato: Previamente cadastrado em Formas de Contato.
Origem de Contato: Previamente cadastrado em Origem de Contato.
Técnico: Somente as pessoas cadastradas que possuam o atributo de Técnico.
Nº Funcionários: Número de Funcionários, apenas informativo.
Receita Anual: Apenas informativo.
Obs Adicionais: Apenas informativo.

Comunicação

Em comunicação é possível adicionar outras formas de comunicação da "Pessoa".

Clique em "Adicionar nova comunicação", selecione um tipo, preencha a informação e clique em "Confirmar".

Contatos

É possível adicionar novos contatos relacionados a "Pessoa". Se esse contato já for uma pessoa existente no sistema selecione a opção "Pessoa já existente" e no campo "Nome" busque o contato, os outros campos do formulário se completarão automaticamente. Se o contato não existir no sistema complete os campos do formulário, lembrando que o único campo obrigatório é o nome do contato.

Clique em Confirmar para concluir a operação.

Obs: Deve-se marcar a opção "Pode abrir solicitações", para todos aqueles que estarão envolvidos em abertura ou respostas de solicitações.

Documentação

É possível inserir documentos relacionados a "Pessoa". Clique em "Adicionar Documento" para adicionar um documento.

Título: Insira o título do documento.
Descrição: Insira informações referentes ao documento.
Tipo: Selecione o tipo de documento que será criado, previamente cadastrado em "Tipos de Documento".
Arquivo: Se existir um arquivo do documento, anexe-o ao documento.
Vigência: Se desejar que o documento possua um período de vigência selecione a opção e complete os campos ao lado com o período desejado.
Cliente Visualiza: Para o cliente poder visualizar este documento inserido no "Portal de Relacionamento", selecione essa opção.

Clique em "Confirmar" para concluir a operação.

Local de Cobrança

O local de cobrança é utilizado em Faturamento / Operações / Contratos - Inclusão, quando em End. de Cobrança não for selecionado Principal, e sim Cobrança.

Para adicionar um endereço de cobrança, complete os campos com as informações e clique em Salvar para concluir a operação.

Para clientes optantes do debito em conta o sistema irá apresentar um status do arquivo enviado ao banco assim como o próprio arquivo como visto na imagem anterior

Para cadastrar os dados do cartão preencha os campos:

Banco: Insira o nome do Banco.
Agência: Informe a agencia.
Operação: insira a Operação.
Conta Corrente: Informe o número da conta.
Código Débito: Insira o código para débito.

Local de Entrega

É possível cadastrar um endereço para realizar entregas a pessoa.

Informe os dados do endereço e clique em Salvar para concluir a operação.

Gestão de Fatura

Objetiva definir os tipos de cobrança padrão para cada Local, na geração da fatura. Fatura: são vários títulos agrupados em um. Primeiramente clique em "Vincular pessoa/local", para abrir o formulário onde deverá ser preenchido:

Local: insira um local a ser vinculado
Tipo de Cobrança: selecione um tipo de cobrança cadastrado.
Dia da Fatura: defina um dia para esta fatura.

Pode ser incluído outros Locais, assim como editá-los e excluí-los. Obs: O item "Gestão da Fatura" depende da ativação de um parâmetro.

Colaborador

Caso o atributo "Efetivo" esteja selecionado no cadastro da pessoa, será exibido o menu colaborador que objetiva definir o Local, área, equipe e cargo ocupacional do colaborador.

Local: selecione a local, previamente cadastrado em Locais.
Área: selecione a área, previamente cadastrada em Áreas.
Equipe: selecione a equipe, previamente cadastrada em Equipes.
Cargo Ocupacional: selecione o cargo ocupacional do colaborador.
Log de Alterações: são exibidos os campos data, alteração e responsável pelas alterações realizadas no registro.

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