Agendamento de E-mails

De Grupo Voalle

Rotina

Suíte / Configurações / Agendamento de E-mails

Objetivo da rotina

Agendar e-mails para serem enviados automaticamente pelo sistema a clientes e colaboradores, de acordo com as configurações - como por exemplo, nas comunicações de CPA - Aviso de Vencimentos, CRE - Títulos em atraso, CRE - Alerta de vencimento, Tarefas em Atraso, entre outros.

Principais conceitos

CPA: Sigla que representa as contas a pagar.

CRE: Sigla que representa as contas a receber.

Equipe: Agrupador de pessoas, em que os integrantes são os colaboradores e a gestão é realizada por uma liderança. Cada equipe é responsável por determinadas funções de seu setor. É possível cadastrar e visualizar equipes da empresa na rotina Suíte / Cadastros / Equipe.

Produtos: Itens de Revenda ou de uso e consumo.

Tarefa: Qualquer atividade que deve ser executada por determinados colaboradores. Para visualizar as tarefas, acesse a rotina Suíte / Operações / Minhas Tarefas. A tarefa pode ser avulsa, solicitada por alguém ou vinculada a algo maior, como Projetos ou Protocolos.

Requisitos

Ter cadastrados os Modelos de E-mail - em Suíte / Cadastros / Modelos de E-mail.

Visão Geral

Funcionalidades

Agenda-email.jpg


Passo a passo da rotina

Como configurar um Agendamento de E-mails

1. Clique no ícone Novo Agendamento de E-mail.

2. Na janela, insira as informações necessárias nos campos, respeitando as obrigatoriedades de preenchimento.

  • Tipo: selecione o tipo de Agendamento. Cada tipo tem uma finalidade e configurações padrão. Veja as regras de cada tipo na tabela abaixo:
Tipo de Agendamento de E-mail Regras
Tarefas Atrasadas: Envio de e-mail para responsáveis com suas tarefas atrasadas.
  • Referente à tarefa:
    • Deve haver um responsável relacionado à tarefa;
    • Deve ser uma tarefa;
    • O progresso da tarefa deve ser menor que 100%;
    • A tarefa não pode ter sido deletada;
    • Ter passado o prazo da tarefa. Exemplo: Se o prazo da tarefa for 22/07/2020 e hoje é 23/07/2020, a tarefa possui 1 dia de atraso;
    • A tarefa deve estar com o status diferente de “Fechamento” ou com o status NULL.
  • Referente ao usuário:
    • O usuário do sistema deve estar ativo.
Tarefas em Aberto: Envio de e-mail para responsáveis com tarefas em aberto.
  • Referente à tarefa:
    • Deve haver um responsável relacionado à tarefa;
    • Deve ser uma tarefa;
    • O progresso da tarefa deve ser menor que 100%;
    • A tarefa não pode ter sido deletada;
    • A tarefa deve estar com o status diferente de “Fechamento” ou com o status NULL.
Agenda da Semana: Envio de e-mail para responsáveis com tarefas que se encerram na semana.
  • Referente à tarefa:
    • Deve haver um responsável relacionado à tarefa;
    • Deve ser uma tarefa;
    • O progresso da tarefa deve ser menor que 100%;
    • A tarefa não pode ter sido deletada;
    • A tarefa deve estar com o status diferente de “Fechamento” ou com o status NULL;
    • Tarefas que encerram na semana. Exemplo: o prazo da tarefa deve ser maior ou igual a 19/07/2020 (domingo) e menor ou igual a 25/07/2020 (sábado).
Execuções do dia: Envio de e-mail com as tarefas executadas no dia.
  • Referente ao relato:
    • Tarefas devem ser executadas no dia. Exemplo: o dia é 25/07/2020. A data final do relato deve ser maior ou igual a '2020-07-25 00:00:00' e menor ou igual a '2020-07-25 23:59:59'.
Execuções da semana: Envio de e-mail com as tarefas realizadas na semana por colaborador.
  • Referente ao relato:
    • Tarefas devem ser executadas na semana. Exemplo: do dia 19/07/2020 (domingo) ao dia 25/07/2020 (sábado), a data final do relato deve ser maior ou igual a '2020-07-19 00:00:00' e menor ou igual a '2020-07-25 23:59:59'.
Execuções individuais da semana: Envio de e-mail para responsáveis com suas execuções da semana.
  • Referente ao relato:
    • Tarefas executadas na semana. Exemplo: do dia 19/07/2020 (domingo) ao dia 25/07/2020 (sábado), a data final referente ao relato deve ser maior ou igual a '2020-07-19 00:00:00' e menor ou igual a '2020-07-25 23:59:59'.
  • Referente ao usuário do sistema:
    • Usuário do sistema deve estar ativo.
Controle documentação Interno: Envio de e-mail para destinatários com a relação de documentos a vencer ou vencidos.
  • Referente ao anexo da pessoa:
    • Deve possuir validade;
    • Não pode ter sido renovado;
    • Não pode ter sido deletado;
    • A vencer com intervalo de 60 dias. Exemplo: se a data de hoje é 28/07/2020, deve vencer até 26/09/2020;
    • Vencidos. Exemplo: se a data de hoje 28/07/2020 e o prazo é 27/07/2020, está vencido há 1 dia.
  • Referente à pessoa:
    • Pessoa deve estar com status “Ativa”.
Controle documentação Pessoal: Envio de e-mail com relação de documentos a vencer ou vencidos para as pessoas.
  • Referente ao anexo da pessoa:
    • Deve possuir validade;
    • Cliente visualiza o documento anexo;
    • Não pode ter sido renovado;
    • Não pode ter sido deletado;
    • A vencer com intervalo de 60 dias. Exemplo: se a data de hoje é 28/07/2020, deve vencer até 26/09/2020.
  • Referente à pessoa:
    • Pessoa deve estar com status “Ativa”.
Títulos em atraso: Envio de e-mail para clientes com aviso de títulos em atraso.
  • Referente ao título:
    • Deve possuir saldo maior que zero;
    • Não pode ter sido deletado;
    • Deve ser do tipo “Definitivo”;
    • Não recebeu o primeiro aviso;
    • Não pode ter registro;
    • Sem reclamação/queixa;
    • O título não possui Serviço de Proteção ao Crédito;
    • Sem notificação extrajudicial;
    • Sem notificação judicial;
    • Não pode ter sido finalizado;
    • Título sem fatura;
    • Não pode ter sido renegociado;
    • Com alerta de pagamento ou alerta de pagamento NULL;
    • A data de expiração do título deve estar entre tais datas. Exemplo: a data de expiração é 28/07/2020. Esta data deve estar entre “tal data” e a data do dia atual, subtraída por uma quantidade de dias.
Contratos com Pendência: Envio de e-mail para destinatários com a relação de contratos aprovados e normais com pendência de contrato físico.
  • Referente ao contrato:
    • O contrato não pode ter sido deletado;
    • O Contrato deve estar com status “Normal”;
    • O Contrato deve estar com estágio “Aprovado”;
    • Com pendência de contrato físico.
Alerta de vigência de contratos: Envio de e-mail para destinatários com relação de contratos a vencer e vencidos.
  • Referente ao contrato:
    • O contrato não pode ter sido deletado;
    • O Contrato deve estar com status “Normal”;
    • O Contrato deve estar com estágio “Aprovado”;
    • Contratos vencidos e a vencer (“a vencer” com intervalo de 60 dias).
Tarefas Atrasadas por Colaborador: Envio de e-mail para destinatários com relação de tarefas atrasadas por colaborador.
  • Referente à tarefa:
    • Deve haver um responsável relacionado a tarefa;
    • Deve ser uma tarefa;
    • O progresso da tarefa deve ser menor que 100%;
    • A tarefa não pode ter sido deletada;
    • Passou do prazo da tarefa. Exemplo: prazo da tarefa é 22/07/2020, e hoje é dia 23/07/2020. Ou seja, a tarefa possui 1 dia de atraso;
    • A tarefa deve estar com o status diferente de “Fechamento” ou com o status NULL.
  • Referente ao usuário:
    • O usuário do sistema deve estar ativo.
Execuções do dia por Equipe: Envio de e-mail com as execuções do dia para os gerentes de Equipes selecionados.
  • Referente ao relatório:
    • A equipe não pode ter sido deletada;
    • A equipe deve estar ativa;
    • Execuções do dia. Exemplo: se hoje é dia 28/07/2020, o sistema considera execuções com o prazo para o dia 28/07/2020.
Análise - Agenda / Execuções por Colaborador: Envio de e-mail com agenda do dia, tarefas em atraso, compromissos executados no dia anterior e Registros de Atividade do dia anterior.
  • Referente à pessoa:
    • A pessoa deve ser um colaborador;
    • O usuário deve estar ativo;
    • A pessoa não pode ter sido deletada.
  • Referente a tarefas em atraso:
    • Deve haver um responsável relacionado a tarefa;
    • Deve ser uma tarefa;
    • O progresso da tarefa deve ser menor que 100%;
    • A tarefa não pode ter sido deletada;
    • Passou do prazo da tarefa. Exemplo: o prazo da tarefa é 22/07/2020 e hoje é dia 23/07/2020. Ou seja, a tarefa possui 1 dia de atraso.
  • Referente à agenda do dia:
    • Deve haver um responsável relacionado à tarefa;
    • Deve ser uma tarefa;
    • O progresso da tarefa deve ser menor que 100%;
    • A tarefa não pode ter sido deletada;
    • Tarefas com prazo do dia atual. Exemplo: se hoje é dia 28/07/2020, o sistema considera tarefas com o prazo para o dia 28/07/2020.
  • Referente a compromissos executados no dia anterior:
    • Possui vínculo com uma pessoa;
    • A tarefa deve possuir origem “AG” (Compromisso);
    • Do dia anterior. Exemplo: hoje é dia 28/07/2020, o dia anterior seria 27/07/2020).
  • Referente a Registros de Atividade do dia anterior:
    • Possui vínculo com uma pessoa;
    • A tarefa deve possuir origem “ACT” (Registro de Atividade) (assignment_origin = 7);
    • Do dia anterior. Exemplo: hoje é dia 28/07/2020, o dia anterior seria 27/07/2020.
Análise - Agenda / Execuções Individuais: Envio de e-mail com agenda do dia, tarefas em atraso, compromissos executados no dia anterior e Registros de Atividade do dia anterior.
  • Referente à pessoa:
    • A pessoa deve ser um colaborador;
    • O usuário deve estar ativo;
    • A pessoa não pode ter sido deletada.
  • Referente a tarefas em atraso:
    • Deve haver um responsável relacionado a tarefa;
    • Deve ser uma tarefa;
    • O progresso da tarefa deve ser menor que 100%;
    • A tarefa não pode ter sido deletada;
    • Passou do prazo da tarefa. Exemplo: se o prazo da tarefa é 22/07/2020 e hoje é dia 23/07/2020, a tarefa possui 1 dia de atraso;
  • Referente à agenda do dia:
    • Deve haver um responsável relacionado a tarefa;
    • Deve ser uma tarefa;
    • O progresso da tarefa deve ser menor que 100%;
    • A tarefa não pode ter sido deletada;
    • Tarefas com prazo do dia atual. Exemplo: se hoje é dia 28/07/2020, vai considerar tarefas com o prazo para o dia 28/07/2020.
  • Referente a compromissos executados no dia anterior:
    • Possui vínculo com uma pessoa;
    • A tarefa deve possuir origem “AG” (Compromisso);
    • Do dia anterior. Exemplo: hoje é dia 28/07/2020, o dia anterior seria 27/07/2020.
  • Referente a Registros de Atividade do dia anterior:
    • Possui vínculo com uma pessoa;
    • A tarefa deve possuir origem “ACT” (Registro de Atividade);
    • Do dia anterior. Exemplo: hoje é dia 28/07/2020, o dia anterior seria 27/07/2020.
CRE - Alerta de vencimento: Envio de e-mail aos clientes para alertar o vencimento próximo de títulos.
  • Referente ao cliente:
    • Cliente não pode ter sido deletado.
  • Referente ao título:
    • Deve possuir saldo maior que zero;
    • Deve estar dentro do prazo;
    • Não pode ter sido deletado;
    • Deve ser do tipo “Definitivo”;
    • Não pode ter registro;
    • Sem reclamação/queixa;
    • Sem notificação extrajudicial;
    • Sem notificação judicial;
    • Não pode ter sido finalizado;
    • Não pode ter sido renegociado;
    • Com alerta de pagamento ou alerta de pagamento NULL;
    • Não recebeu o primeiro aviso;
    • O título não possui Serviço de Proteção ao Crédito;
    • Título sem fatura.
    • Vencimento próximo de títulos. Exemplo: a data de expiração deve ser menor que a data atual, adicionado um dia.
CRE - Títulos em atraso: Envio de e-mail para clientes com aviso de títulos em atraso.
  • Referente ao título:
    • Deve possuir saldo maior que zero;
    • Não pode ter sido deletado;
    • Deve ser do tipo “Definitivo”;
    • Não pode ter registro;
    • Sem reclamação/queixa;
    • Sem notificação extrajudicial;
    • Sem notificação judicial;
    • Não pode ter sido finalizado;
    • Não pode ter sido renegociado;
    • Com alerta de pagamento ou alerta de pagamento NULL;
    • Não recebeu o primeiro aviso;
    • O título não possui Serviço de Proteção ao Crédito;
    • Título sem fatura.
    • A data de expiração do título deve estar entre tais datas. Exemplo: data de expiração = 28/07/2020. Está data deve estar entre “tal data” e a data do dia atual subtraída por uma quantidade de dias.
Relatório de Materiais por Colaborador: Envio de e-mail aos colaboradores com listagem de seus produtos/objetos.
  • Referente à pessoa:
    • A pessoa deve ser um colaborador;
    • A pessoa não pode ter sido deletada.
  • Referente ao Produto/Serviço:
    • O patrimônio deve ter vínculo com uma pessoa;
    • O patrimônio não pode ter sido deletado;
    • O patrimônio deve estar ativo;
    • Patrimônio com retorno pendente;
    • Produto/Serviço não pode ter sido deletado.
  • Outras regras referentes ao Produto/Serviço:
    • “PersonProductMovimentationView” deve possuir saldo diferente de zero;
    • ”PersonProductMovimentationView” deve ter vínculo com uma pessoa.
Relatório de Materiais com Terceiros: Envio de e-mail para destinatários, com relatório dos produtos e objetos em poder de terceiros.
  • Referente ao Produto/Serviço:
    • O patrimônio deve ter vínculo com uma pessoa;
    • O patrimônio não pode ter sido deletado;
    • O patrimônio deve estar ativo;
    • Patrimônio com retorno pendente;
    • Produto/Serviço não pode ter sido deletado.
  • Outras regras referentes ao Produto/Serviço:
    • “PersonProductMovimentationView” deve possuir saldo diferente de zero;
    • O patrimônio de ter vínculo com “site de autenticação” ou com “ponto de acesso de autenticação”.
Auditoria - Ações de Usuários: Envio de e-mail para destinatários com as ações de usuários do dia anterior.
  • Referente a ações de usuários:
    • Configuração dos logs de interação do usuário deve estar ativo;
    • Do dia anterior. Exemplo: hoje é dia 28/07/2020, o dia anterior seria 27/07/2020.
Produtos - Alerta de Estoque Mínimo Geral: Envio de e-mail com alertas de produtos que estão com estoque abaixo do estoque mínimo.
  • Referente ao Produto/Serviço:
    • Deve ser um produto;
    • Não pode ter sido deletado;
    • Deve estar ativo;
    • Com atualização de inventário.
Atividades Diárias - Geral: Atividades Diárias – Geral: Envio de e-mail com os indicadores de relatos diários dos colaboradores.
  • Referente a pessoa:
    • Pessoa deve estar com status “Ativa”.
    • A pessoa deve ser um colaborador;
    • A pessoa não pode ter sido deletada;
    • Equipe padrão não nula.
Atividades Diárias - Por Equipe: Envio de e-mail com os indicadores de relatos diários dos colaboradores para os gerentes das equipes.
  • Referente a pessoa:
    • Pessoa deve estar com status “Ativa”.
    • A pessoa deve ser um colaborador;
    • A pessoa não pode ter sido deletada;
    • Equipe padrão não nula.
CPA - Aviso de Vencimentos: Envio de e-mail para destinatários com os CPAs que estão vencidos até o dia atual.
  • Referente ao títulos a pagar:
    • O saldo deve ser maior que zero;
    • Não pode ter sido deletado;
    • A data de expiração deve ser menor ou igual a data atual.
PE - Equipamentos Sobrecarregados: Pontos de Acesso sobrecarregados.
  • A soma da velocidade máxima do download de um serviço com a banda do ponto de acesso deve ser maior ou igual a 81; ou a quantidade de conexões que estão vinculadas ao ponto de acesso deve ser maior que a quantidade de portas cadastradas no ponto de acesso;
  • Largura de banda da internet deve ser maior que zero;
  • Ponto de acesso não pode ter sido deletado.
  • Envio: indique se é semanal ou mensal;
  • Modelo: informe o Modelo de E-mail, previamente cadastrado em Suíte / Cadastros/ Modelo de E-mail;
  • Meses: selecione os meses para o agendamento;
  • Dias Semana: selecione os dias para o agendamento;
  • Descrição: será carregada automaticamente, após selecionar o “Tipo”;
  • Horário: selecione o horário para o agendamento;
  • Destinatários: selecione na lista os colaboradores que receberão os e-mails.


Como editar um Agendamento de E-mails

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Como excluir modelos E-mails

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Perguntas frequentes

  1. Como configurar minha conta GMAIL para aceitar requisições de envio de e-mail do ERPVoalle?
  2. Quando eu recebo email referente às minhas solicitações?