Guia de configuração CRM Voalle
Objetivo
Guiar o processo de configuração para utilização do CRM Voalle.
Cadastros
Módulo Service Desk
1. Cadastro de Tipos de Solicitações de Venda e Ativação;
Este cadastro é necessário para a realização do processo de venda. Caso não seja cadastrado o tipo de solicitação de venda, não será possível realizar vendas, o mesmo para o tipo de solicitação de ativação, sem este cadastro não será possível finalizar a venda, pois é obrigatório informar o tipo de solicitação de ativação durante a venda.
2. Cadastro de Motivos de Solicitações;
Este cadastro é utilizado durante o processo de venda ao finalizar um atendimento ou encaminhar um lead para outro vendedor e também no processo onde o gerente encaminha leads para fila de atendimento. Sem este cadastro, as ações citadas anteriormente não serão possíveis, pois ao executá-las o sistema irá solicitar o motivo do atendimento ou do encaminhamento.
Módulo Faturamento
1. Cadastro de Modelos/Séries de documentos;
Este cadastro é utilizado para vincular ao cadastro de Operações. Sem ele não é possível finalizar a venda, o sistema irá apresentar a mensagem de que não há uma série vinculada na Operação e impedirá a finalização.
2. Cadastro de Operações;
Este cadastro é utilizado para vincular aos cadastros de serviços e produtos para o fim de configurar a regra de faturamento. Sem esta configuração, não será possível finalizar a venda, pois o sistema irá apresentar a mensagem de que o Serviço ou Produto não possuem regra de faturamento.
A regra de faturamento é a configuração onde se define o local de venda, o local de faturamento e o tipo de documento que será emitido ao faturar aquele Serviço ou Produto.
3. Cadastro de Serviços;
Este cadastro é utilizado no cadastro da Lista de Preços. Os cadastros de Serviços são as soluções intangíveis que serão ofertadas aos cliente durante uma venda. Um processo de venda não poderá ser finalizado sem ao menos a adição de um serviço recorrente ao carrinho de compras.
No cadastro do serviço é possível diferenciar o seu uso por recorrente ou avulso. O uso recorrente é para geração de faturamento mensal, ou seja, adicionado a um contrato o serviço será de cobrança recorrente. O uso avulso é para vendas avulsas, ou seja, de cobrança única.
4. Cadastro de Produtos;
Caso realize a venda de produtos, este cadastro será utilizado no cadastro da Lista de Preços. Os cadastros de Produtos são as soluções tangíveis que poderão ser ofertadas aos cliente durante uma venda. A obrigatoriedade da venda de produtos é definida no cadastro da campanha. Os cadastros de produtos também são utilizados para outras finalidades fora dos processos do CRM Voalle, como por exemplo, compra de produtos, empréstimo de produtos, comodato de produtos, entre outros. Ao não cadastrar produtos em seu sistema, não conseguirá realizar movimentações e assim não terá um controle e gestão de seu estoque.
5. Cadastro de Ciclos de Faturamento;
Este cadastro é utilizado para vincular a um cadastro de tipo de contrato. Serve para definir o período de faturamento do contrato. Através dele, é feita a pré-definição do dia de faturamento, dia de cobrança, dia de corte e vencimento do boleto.
6. Cadastro de Tipos de Contrato;
Este cadastro é necessário para definição do tipo de contrato do cliente durante a venda. Sem este cadastro não é possível finalizar uma venda, pois não poderá haver a geração do contrato sem esta definição.
O contrato é um agrupador de informações, em que é possível determinar um cliente, serviço contratado, valor a ser cobrado, regras de cobrança, entre outras informações.
Módulo Financeiro
1. Cadastro de Formas de Pagamento;
Este cadastro é utilizado no cadastro da lista de preços, para que seja vinculado aos cadastros de produtos e serviços e haver a disponibilização destes com diferentes formas de pagamento.
Sem este cadastro não é possível cadastrar uma lista de preços e por sua vez não conseguirá realizar uma venda.
2. Cadastro de Condições de Pagamento;
Este cadastro é utilizado para definir a condição de pagamento dos títulos gerados para o cliente. Sem este cadastro não possível finalizar a venda, pois essa definição é essencial.
3. Cadastro de Tipos de Cobrança;
Este cadastro é utilizado para definir a istituição financeira ou própria que será responsável por gerar a cobrança. Sem este cadastro não possível finalizar a venda, pois essa definição é essencial.
Módulo Suíte
1. Cadastro de Equipes;
O cadastro de equipes é essencial para os vínculos dos vendedores e técnicos à suas regiões de atuação e também para a utilização de funis de vendas e campanhas. Sem este cadastro o vendedor não conseguirá ter um vínculo a um lead e por consequência também não conseguirá executar as ações que contemplam os cadastros mencionados anteriormente.
2. Cadastro de Regiões;
Este cadastro é essencial no processo de vendas do novo CRM. A Região definirá a localidade comercial, sendo assim, sem um cadastro de região com atributo comercial não é possível realizar uma venda.
Obs: Para a visualização de indicadores e permissão de acesso aos menus gerenciais que contenham dados sensíveis nas Dashboards do CRM, é necessário estar configurado como Gerente, Coordenador ou Supervisor da região comercial.
3. Cadastro de Formulário Dinâmico para uso na venda;
O cadastro de formulário dinâmico poderá ser utilizado durante uma venda ao ser vinculado na Dashboard Parâmetros do CRM, aos passos da venda, seção cliente. Não é um cadastro obrigatório, porém, poderá auxiliar no diagnóstico da demanda do cliente.
Sugestão: Informações que o vendedor precisa saber para realizar uma venda, como perguntas que deve realizar ao lead;
4. Cadastro de Processos - Mapeamento;
O cadastro de um processo poderá ser vinculado a um cadastro de um funil de vendas, assim, ao selecionar o funil configurado durante uma venda, o sistema irá iniciar o processo vinculado ao funil de vendas de forma automática, gerando as tarefas para seus respectivos responsáveis.
Módulo CRM Voalle
1. Cadastro de Motivos de Contato;
Este cadastro será utilizado ao criar uma atividade. Sem este cadastro as atividades não poderão ser criadas.
2. Cadastro de Origens de Contato;
Este cadastro é utilizado ao cadastrar um lead. Sem este cadastro não é possível cadastrar um lead e por consequência não é possível realizar uma venda.
3. Cadastro de Formas de Contato: Este cadastro é utilizado na etapa 3 da negociação de pedido de venda. São exemplo de Formas de Contato, E-mail, SMS, Facebook, Correspondência, entre outros. Não é uma informação obrigatória durante o processo.
4. Cadastro de Motivos da Venda;
Os cadastros de motivos de venda são utilizados durante a venda. São eles: Motivo de ganho, Motivo de Perda, Motivo de Pausa e Motivo de Descarte. Sem estes cadastros não será possível ganhar, perder, pausar uma venda ou descartar um lead.
5. Cadastro de Funis de Venda;
Este cadastro é essencial para utilização do processo de venda. Ao iniciar uma negociação é necessário optar por um funil de vendas que servirá para segmentar as etapas da venda.
6. Cadastro de Lista de Preços
Este cadastro é essencial para a oferta de Produtos e Serviços ao cliente durante uma venda. Sem este cadastro não é possível realizar uma venda.
7. Cadastro de Campanhas;
Este cadastro é essencial para realização de uma venda. Mesmo que não haja qualquer campanha promocional na empresa a estrutura de campanhas é utilizada para vincular uma lista de preços a uma região, assim podendo ofertar promoções ou não e se fazendo obrigatória durante uma venda.
Módulo Manutenção
1. Cadastro de Agendador de Tarefas - Tarefa de Anonimização de dados;
Este cadastro é essencial para o sistema realizar a ação de anonimização de dados conforme as definições realizadas na Dashboard parâmetros do CRM menu Leads. Sem este cadastro o sistema não irá anonimizar os dados e sua empresa ficará em desacordo com a Lei n°13,709, de 14 de agosto de 2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Parâmetros
Parâmetros Globais de Venda e Ativação
Parâmetros para Anonimização de dados dos Leads